Inzicht en draagvlak

Om de verschillende nieuwe IT-systemen effectief te laten zijn, moeten ze begrepen en omarmd worden door degenen die ermee werken. Nut en noodzaak van de ingrijpende verandering moeten duidelijk zijn. Daarom kozen we voor een opvallende, consistente, heldere en positieve communicatie-aanpak, waarin medewerkers zelf de hoofdrol hebben. Een kleine groep medewerkers vanuit diverse plekken binnen de organisatie informeert en enthousiasmeert de overige medewerkers. We stelden met Vivare een groep ambassadeurs samen die fungeren als de ‘gezichten’ van de campagne. Speciaal voor hen organiseren we maandelijkse bijeenkomsten met een afsluitende borrel. Om met elkaar ervaringen rond het IT-project te delen en samen naar oplossingen te kijken voor eventuele problemen of onduidelijkheden.

Om de ruim tweehonderd andere medewerkers te stimuleren regelmatig de dynamische online projectomgeving te bezoeken voor updates en het stellen van vragen, bestaat de campagne uit een structurele berichtgeving op intranet (vaste rubrieken), via een nieuwsbrief en posters met QR-code op diverse locaties op de werkvloer (waaronder de toiletten). Om de campagne extra zichtbaarheid te geven, lieten we een knalroze troon maken: een knipoog naar de naam van het IT-project (KING) én een echte eye catcher voor selfies. Deze troon vormt ook het center piece in foto’s van afdelingen waar een – grote of kleine – mijlpaal binnen het project is behaald.

Vanwege het grote belang voor de kwaliteit van de dienstverlening straks, is alle communicatie rond het project need-to-know. Daarom is het wenselijk dat items over het project direct eruit springen en opvallen tussen andere interne berichten. Om die reden – en omdat het project een aantal jaar loopt – ontwikkelden we een eigenwijze campagnestijl, die sterk aansluit bij de huisstijl van Vivare, maar er nét even uitspringt.